Firmeninternes Jobportal

Manche Firmenstrukturen unterscheiden sich sehr von anderen. So hat eine Firma die bei Events mitarbeitet, keinen Fixpunkt, wo die Mitarbeiter hingehen und sich zwischen den Jobs treffen. Man kommt direkt zum Event und danach geht man wieder nach Hause.

Außerdem finden Events immer wieder an den unterschiedlichsten Zeiten und Orten statt. Für den Disponenten bedeutet das einen großen Aufwand, wenn man für jedes Event auf dem gearbeitet wird, die Mitarbeiter durch zu telefonieren und die einzelnen Positionen zu besetzen.

Da haben wir etwas besseres im Sinn gehabt. Etwas, das absolut an die Bedürfnisse angepasst ist. Und die Mitarbeiter sehen davon nur eine einfach zu benutzende Webseite. Unsere Definition von Webapps für Firmen.

Mitarbeiter online

Schnell war klar, dass man das alles online abwickeln muss, da dies neben Telefonaten/Mails/SMS ein Weg ist, der auf beide Seiten schwingt und einem gleichzeitig viel Zeit und Arbeit sparen kann. Also gab es in der ersten Phase eine WordPress Seite, bei der sich jeder Mitarbeiter anmelden muss und dann eine Liste der verfügbaren Jobs findet. Per Formular (das eine Mail an den Disponenten schickt) konnte man sich anmelden & gearbeitete Zeiten wiederum per Formular als Mail an die Buchhaltung schicken. Der Disponent und die Buchhaltung mussten sich trotz bereits verringertem Arbeitsaufwand aus vielen Mails alle Informationen zusammensuchen.

Lücken füllen

Man denkt gerne an automatisieren von Arbeitsabläufen, doch vor allem war die Überlegung, dass man herausfindet wo wie gearbeitet wird, was für Informationen gebraucht und ausgegeben werden müssen. Recht typisch für SDLC (Softwareentwicklung Vorgehensmodell), doch der Gedanke dahinter ist, dass man Arbeitswege abkürzt, Informationen bündelt und nur einige Sachen automatisiert. Der Mensch hat nach wie vor Überblick, sowie Entscheidungsgewalt. Das System nimmt und gibt Informationen weiter, nur Berichte werden automatisch per Mail versendet.

Ausschreiben und Bewerben

Das Herz der Software liegt im Ausschreiben und im Bewerben von Jobs. Der Disponent veröffentlicht einen neuen Job, definiert wie viele Mitarbeiter er dazu braucht. Mitarbeiter können sich bewerben, der Disponent teilt dann die beworbenen Mitarbeiter per Hand ein. Somit können Mitarbeiter „mitteilen“ wann sie Zeit haben, der Disponent kann aber noch nach Wissen und Gewissen einteilen, auch, weil nicht immer jeder für jeden Job der oder die Richtige ist. Sobald ein Mitarbeiter akzeptiert wurde, scheint der Job in seiner Übersicht als gebucht auf, sowie erhält er eine Mail mit dieser Information.

Nach dem Job

Wenn ein Job vorbei ist, wird dem Mitarbeiter in seiner Übersicht angezeigt, dass er noch die tatsächlichen Zeiten für den Job einsenden muss. Diese ersetzen dann die theoretischen Zeiten, werden von der Buchhaltung gegengecheckt und dann in der Monatsübersicht mit allen Mitarbeitern und Jobs aufgelistet, sowie für jeden Mitarbeiter und für das gesamte Monat addiert. Wird also sauber gearbeitet und Daten richtig eingetragen und kontrolliert, bekommt man am Ende des Monats eine fertige Stundenliste für jeden Job und jeden Mitarbeiter heraus. Und da spart man sich nun am meisten Zeit. Außerdem sehen Mitarbeiter auch ohne großen Aufwand, wie viele Stunden sie bereits geleistet, sowie, wie viele sie das Monat noch vor sich haben.

Sicherheit geht vor

Weil nun alle Mitarbeiter und Jobs online verwaltet werden, wird auch die Sicherheit groß geschrieben. Ohne Login kommt man sowieso nicht auf die Seite, Mitarbeiter haben auch nur Zugriff auf das Frontend und können allgemein nur sehr beschränkt handeln. Administratoren können im Hintergrund alles verwalten und die Statistiken/Listen einsehen. Des weiteren ist eine HTTPS Verbindung Standard, sowie eine Wöchentliche Sicherung der Datenbank. Alle wichtigen Passwörter sind über-proportioniert und WordPress wurde als Basis auch noch weiter an Sicherheit angelehnt und wird natürlich immer aktuell gehalten.

Fazit

Man war sich vorerst nicht sicher, wie man intern auf eine derart große Änderung des Arbeitsablaufes reagieren wird. Zuvor war man mit anderer Software auch nicht warm geworden und neben hohen Preisen war auch immer eine gewisse unnötige Größe das Problem. Doch die punktgenaue Anpassung an die eigenen Bedürfnisse und die weitaus schnellere Auswertung von Stunden und Bewerbungen hat sich mittlerweile so bewährt, dass es keinen Weg mehr zurück geben muss. Vor allem aber, weil es gut und einfach funktioniert.